在香港公司的經(jīng)營(yíng)過程中，經(jīng)常使用各種類型的文件，如香港政府官方（或權(quán)威機(jī)構(gòu)）出具的文件和證書，為了證明這些文件的合法性和有效性，使其能夠得到海外機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和使用，必須對(duì)這些文件或證書進(jìn)行公證和認(rèn)證。

而實(shí)際上，在很多情況下，文件的使用方會(huì)直接要求香港公司提供經(jīng)過認(rèn)證的文件（或證明），以此確認(rèn)該公司的資質(zhì)。通常，香港公司文件認(rèn)證可分為“海牙認(rèn)證”、“非海牙認(rèn)證”、“中國委托公證”幾類，雖然“海牙認(rèn)證”已經(jīng)吸納了百余個(gè)簽約國和承認(rèn)國，但仍有數(shù)量眾多的國家和地區(qū)需要以傳統(tǒng)方式，即“使領(lǐng)館認(rèn)證”程序進(jìn)行文件認(rèn)證。

與“海牙認(rèn)證”方式相似，“使領(lǐng)館認(rèn)證”的主要流程為“律師核證”、“使領(lǐng)館認(rèn)證”。但與“海牙認(rèn)證”方式，不同的是，香港公司“海牙認(rèn)證”的最高認(rèn)證機(jī)構(gòu)為香港高等法院，而使領(lǐng)館認(rèn)證的最高認(rèn)證機(jī)構(gòu)，為該國（或該地區(qū)）在香港的使領(lǐng)館。即需要香港符合國際公證人資格的律師進(jìn)行過核證后，再將該文件遞交使用國駐香港使領(lǐng)館進(jìn)行認(rèn)證加簽。

如果該國（或地區(qū)）在香港沒有設(shè)立使領(lǐng)館，則必須在核實(shí)文件后，將文件送往香港高等法院和中國外交部駐香港辦公室進(jìn)行認(rèn)證和簽字，然后通過外交部領(lǐng)事司提交該國（或地區(qū)）在中國的使領(lǐng)館進(jìn)行認(rèn)證和簽字。在這個(gè)過程中，未在香港設(shè)立使領(lǐng)館的使領(lǐng)館認(rèn)證程序要復(fù)雜得多，這意味著時(shí)間和金錢也會(huì)增加很多。

對(duì)于沒有與中國（包括香港）建立外交關(guān)系的國家（和地區(qū)），官方文件和認(rèn)證文件的認(rèn)證過程將更加復(fù)雜。即需要在香港有合格的國際公證人核實(shí)文件或證書，向香港最高法院和中國外交部認(rèn)證，然后通過香港最高法院和中國外交部認(rèn)證文件與國家（或地區(qū)）有外交關(guān)系，在中國設(shè)立使領(lǐng)館國家（或地區(qū)）進(jìn)行兩次認(rèn)證，最終提交未與中國建立外交關(guān)系的國家或地區(qū)。